Um cheque de voucher é uma variante de cheque com dois vouchers anexados a ele. O voucher geralmente explica a finalidade e o conteúdo do cheque. Eles são apresentados em uma folha de papel cheia com o cheque na parte superior e os vouchers em uma seção removível abaixo.
Fonte
As perfurações na folha facilitam a separação das seções. Um voucher é mantido pelo destinatário do cheque para melhor manutenção dos registros antes de descontar o cheque. O portador do cheque fica com o outro voucher.
Muitas empresas usam o formato de cheque de voucher para o processamento da folha de pagamento. Contabilidade da folha de pagamento A contabilidade da folha de pagamento consiste basicamente no cálculo, gerenciamento, registro e análise da remuneração dos funcionários. Além disso, a contabilidade da folha de pagamento também inclui reconciliação para benefícios e impostos retidos na fonte e deduções relacionadas à remuneração dos funcionários. . É porque os vouchers permitem que vários detalhes sejam escritos. Um funcionário que receber um cheque de voucher também verá deduções fiscais e outras retenções na fonte.
Fornece ao funcionário uma melhor compreensão da receita antes e depois dos impostos e é apresentado em um formato organizado. Antes do cheque do voucher ser depositado, o voucher é destacado e arquivado. Como oferece um registro para ambas as partes envolvidas em uma transação, também pode ajudar na resolução de disputas no futuro.
Resumo
- Um cheque de voucher é um tipo de cheque que tem vouchers anexados que contêm detalhes da transação e é usado para melhor manutenção de registros.
- Os cheques de voucher são comumente usados para processamento de folha de pagamento, pois muitos detalhes podem ser explicados por meio do sistema de voucher.
- É demorado e tedioso manter cheques de vouchers, mas também oferece vários benefícios.
Benefícios de um cheque de voucher
Muitas pessoas podem considerar tedioso e demorado manter um sistema de vouchers de cheque, mas oferece alguns benefícios.
1. Completude dos documentos
Para manter um sistema de vouchers de cheque, todos os documentos relevantes, como faturas, recibos e pedidos Pedido de compra Um pedido de compra é um documento comercial de origem emitido pelo departamento de compras de uma empresa ao fazer um pedido aos fornecedores da empresa ou, deve ser anexado para o processamento do pagamento. Assim, todos os documentos são atualizados automaticamente no caso de um sistema de cheque voucher.
2. Arquivo organizado
Como os cheques são numerados, garante que não haja irregularidades, que todos os cheques estejam em ordem e os registros sejam mantidos em ordem cronológica.
3. Escrituração
O processo de escrituração contábil O que é escrituração contábil? A escrituração contábil envolve o registro, diariamente, das transações financeiras de uma empresa. Com a contabilidade adequada, as empresas são capazes de rastrear todas as informações em seus livros para tomar decisões operacionais, de investimento e de financiamento. Escriturários são indivíduos que gerenciam dados financeiros para empresas que são simplificados quando os vouchers de cheque são usados, pois os documentos estão prontamente disponíveis, intactos e válidos. Além disso, se os vouchers de cheque forem informatizados, também é registrado um lançamento automático.
4. Revisão e auditoria internas mais fáceis
Devido à sua natureza, os vouchers de cheque garantem que os documentos estão bem organizados. Ele reduz o número de erros, o que, por sua vez, diminui a necessidade de revisões e auditorias caras. Portanto, a adoção de um sistema de comprovantes de cheque torna a revisão e auditoria menos necessárias.
5. Fácil rastreamento de cheques pendentes e pagos
Normalmente, os vouchers de cheque que estão pendentes (não pagos) não são arquivados, e apenas os cheques compensados (pagos) são arquivados.
Como usar um cheque de voucher?
Os vouchers de cheque são fáceis de preparar e usar. Algumas das etapas fundamentais são enumeradas abaixo:
1. Coletar e analisar todos os documentos e informações
Todos os documentos relevantes, como faturas Modelo de fatura (Word) Este modelo de fatura (palavra) funcionará como uma diretriz para você ao criar faturas de vendas para manter registros de transações. , extratos de contas, contratos, ordens de compra, etc., devem primeiro ser coletados. Devem ser fornecidas algumas informações importantes do documento, como nome do fornecedor, data do documento, vencimento do pagamento, detalhes da transação, valor da transação, impostos equivalentes, etc.
2. Preparação do cheque e cheque voucher
Uma vez que todos os documentos foram verificados e analisados, o cheque pode ser escrito. O cheque voucher é então preparado usando os documentos e o cheque escrito.
Os itens importantes escritos no cheque do voucher são a data do voucher, número do voucher, detalhes do cheque, nome do banco, valor do cheque, impostos aplicáveis, data de vencimento, número de referência do documento, etc.
3. Anexar o cheque e os documentos no cheque voucher
A etapa envolve imprimir o cheque de voucher preparado e agrupá-lo com os documentos e o cheque escrito.
4. Assinatura do cheque voucher
Normalmente existem dois casos:
- Se o signatário autorizado estiver a preparar o cheque voucher : O cheque e o voucher devem ser devidamente assinados.
- Se o signatário autorizado não estiver preparando o cheque voucher : O cheque, voucher e os documentos devem ser submetidos ao signatário autorizado para análise e aprovação. Depois de aprovado, deve ser assinado.
5. Liberando o voucher do cheque
Depois que todas as etapas acima forem concluídas, o fornecedor ou beneficiário deve acusar o recebimento do cheque e também assinar o cheque voucher.
6. Arquivando o voucher
A última etapa é garantir que o voucher seja arquivado com os documentos anexos, desde que o pagamento tenha sido realizado com sucesso.
Mais recursos
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