As atas de reunião são notas gravadas durante uma reunião. Eles destacam as principais questões que são discutidas, as moções propostas ou votadas e as atividades a serem realizadas. As atas de uma reunião geralmente são feitas por um membro designado do grupo. Sua tarefa é fornecer um registro preciso do que aconteceu durante a reunião.
Etapas envolvidas na gravação de atas de reunião
Existem cinco etapas principais envolvidas no registro das atas de uma reunião. Eles são:
- Pré-planejamento
- Gravação
- Escrever ou transcrever as atas
- Compartilhando atas de reunião
- Arquivamento ou armazenamento de minutos para referência no futuro
Pré-planejamento
Se uma reunião for bem planejada com antecedência, será muito mais fácil fazer uma ata. Dito isso, o presidente do conselho CEO Um CEO, abreviação de CEO, é o indivíduo de mais alta posição em uma empresa ou organização. O CEO é responsável pelo sucesso geral de uma organização e por tomar decisões gerenciais de alto nível. Leia a descrição de um cargo e o secretário ou registrador de atas devem trabalhar juntos para determinar a agenda da reunião com antecedência. Por exemplo, a pessoa que registra as atas pode trabalhar com o presidente para redigir um documento que servirá como uma pauta e fornecerá o formato da reunião.
Agenda da Reunião
Se não for possível que o presidente e o secretário se reúnam e façam um rascunho, cabe ao secretário obter uma cópia da pauta antes do início da reunião. A pauta da reunião servirá de guia para fazer anotações e redigir as atas. Além disso, a agenda também inclui outros detalhes, que precisam ser incorporados à ata. Eles incluem:
- Nomes de todos os membros presentes - incluindo convidados e palestrantes
- Documentos que podem ser entregues no decorrer da reunião, como cópias de uma lista de propostas a serem votadas
Expectativas
Quando uma pessoa é escolhida para registrar as atas, é importante que ela saiba o que se espera dela. Portanto, o indivíduo deve se aproximar do presidente do comitê e perguntar qual será seu papel na reunião. Por exemplo, se a reunião envolver a proposição de moções Voto por Procuração Um Voto por Procuração é uma delegação de autoridade de voto a um representante em nome do titular do voto original. A parte que recebe autoridade para votar é conhecida como Proxy e o titular do voto original é conhecido como Principal. O conceito é importante nos mercados financeiros e, particularmente, com empresas públicas, o membro designado deve perguntar se ele deve incluir os nomes dos proponentes e dos apoiantes.
O que incluir na ata da reunião
Antes de registrar qualquer detalhe, um registrador de minutos designado deve se familiarizar com o tipo de informação que deve registrar. Um grupo pode usar um formato específico para registrar anotações, mas, no geral, as atas de uma reunião geralmente incluem os seguintes detalhes:
- Data e hora em que a reunião aconteceu
- Nomes dos participantes, bem como participantes ausentes
- Aceitação ou alterações feitas à ata da reunião anterior
- Decisões tomadas em relação a cada item da agenda, tais como:
- Atividades realizadas ou acordadas
- Próximos passos
- Resultados das eleições Votação direta A votação direta, comumente conhecida como votação estatutária, é um sistema corporativo de votação que pode ser usado para eleger diretores ou votar em assuntos importantes
- Moções aceitas ou rejeitadas
- Novo negócio
- Data e hora da próxima reunião
O Processo de Redação de Atas de Reunião
Quando a reunião terminar, o indivíduo encarregado de redigir as atas deve obter todos os recursos necessários para redigir as atas de uma forma clara e apresentável. Aqui estão algumas dicas a serem consideradas:
- Assim que a reunião terminar, não demore muito para escrever as atas. Dessa forma, tudo o que aconteceu na reunião ainda está fresco em sua mente.
- Reveja o esboço que foi criado anteriormente e faça ajustes onde necessário. Isso pode incluir adicionar informações extras ou esclarecer algumas das questões levantadas. Além disso, verifique se todos os veredictos, atividades e moções foram registrados claramente.
- Revise as atas e certifique-se de que sejam breves, mas claras.
Distribuindo as Atas da Reunião
Assim que o secretário terminar de redigir as atas, ele deve compartilhá-las com os membros do grupo. Eles podem ser compartilhados online ou por meio da nuvem. Considerando que as atas e outros tipos de documentos podem envolver muita papelada, pode ser preferível usar uma abordagem de compartilhamento sem papel.
Por exemplo, se o gravador de atas estava documentando as atas usando o Microsoft Word, que não oferece compartilhamento online, então eles podem considerar o uso do Google docs, que oferece uma maneira de compartilhar documentos online com outros usuários.
O gravador também deve salvar uma cópia da ata da reunião para referência futura. A maioria das empresas armazena seus minutos online - no Google Docs ou no OneDrive.
Principal lição
As atas das reuniões são importantes porque são usadas para documentar as principais questões levantadas durante uma reunião. Por exemplo, atas eficazes podem expor as abordagens propostas para resolver um problema específico e a principal razão pela qual os membros escolhem um método em vez de outro.
As atas da reunião podem ser gravadas manualmente ou em um dispositivo eletrônico, como um laptop ou iPad. Após a reunião, o gravador revisa as atas e faz as edições quando necessário. As atas da reunião são então compartilhadas com os participantes do grupo. Além da distribuição, os minutos também são salvos para referência futura.
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