Os riscos das planilhas existem mesmo em grandes empresas que usam esses programas. Embora as planilhas sejam consideradas as ferramentas mais importantes e poderosas para as organizações Tipos de organizações Este artigo sobre os diferentes tipos de organizações explora as várias categorias nas quais as estruturas organizacionais podem se enquadrar. Estruturas organizacionais e negócios nas últimas décadas, isso não tira o fato de que planilhas estão sujeitas a erros humanos. Além disso, eles podem ser facilmente alterados e manipulados e, muitas vezes, carecem de controle interno.
Erros de planilha e seu impacto
As planilhas são fáceis de usar, especialmente para contadores. Guia de salários contábeis Neste guia de salários contábeis, fornecemos os valores médios de remuneração para aqueles que trabalham na contabilidade pública e privada. Os contadores são responsáveis por examinar as demonstrações financeiras para garantir a precisão e a conformidade com as leis e regulamentos existentes, lidando com tarefas relacionadas a impostos, como cálculo de e outros profissionais de finanças. No entanto, as planilhas esperam que as unidades e os números sejam inseridos nelas pelo componente humano do processo de auditoria. Como os seres humanos estão propensos a cometer erros, erros podem ser cometidos em planilhas.
Existem basicamente três categorias principais de erros de planilha, a saber:
- Erros de entrada de dados
- Cálculo ou fórmula Fórmulas do Excel Cheat Sheet O cheat sheet das fórmulas do Excel do Finance lhe dará todas as fórmulas mais importantes para realizar análises financeiras e modelagem em planilhas do Excel. Se você deseja se tornar um mestre em análise financeira do Excel e um especialista na construção de modelos financeiros, então você veio ao lugar certo. erros
- Erros de formatação
Erros são o começo dos riscos. Quando esses erros ocorrem com frequência e se tornam um hábito, o risco aumenta. Freqüentemente, falta verificação e revisão de erros, o que pode ser prejudicial para os negócios. Na verdade, erros em planilhas acontecem com muita frequência, a uma taxa estimada de 88%.
Exemplos de riscos de planilha
Para criar relatórios de planilhas que sejam precisos e sem erros, é importante que contadores e proprietários de empresas entendam os diferentes riscos da planilha. Eles são explicados a seguir:
1. Usuários não qualificados
Muitas pessoas pensam que conhecimento básico no uso do Microsoft Excel já é igual ao conhecimento no uso de planilhas. Isso não é verdade, pois o uso de planilhas exige um treinamento rígido, não apenas para auditores iniciantes. Grandes 4 empresas de consultoria As 4 grandes empresas de consultoria são os principais participantes do setor de contabilidade pública. As 4 grandes empresas de consultoria são KMPG, Deloitte, PwC e EY. Eles oferecem uma ampla gama de serviços, como contabilidade, consultoria de gestão, tributação, avaliação de risco e auditoria. Aprenda sobre os serviços dos quatro grandes e seus treinamentos contínuos para atualizações. Experiência e conhecimento medíocres podem levar a cálculos imprecisos, uso de fórmulas erradas e até mesmo links para outras apresentações de planilhas.
2. Diretrizes insuficientes para a preparação de planilhas
O uso de planilhas deve ser preparado pelos usuários, equipando-se com o conhecimento correto. Portanto, as organizações devem fornecer um guia que explica como as planilhas são usadas na linguagem mais simples possível. Ele deve conter informações e instruções sobre como usar o software de planilha.
3. Reciclagem de dados
Cortar e colar é um hábito comum das pessoas. Embora economize muito tempo e permita que as pessoas façam mais em menos tempo, nem sempre é uma boa ideia. Isso porque, com o tempo, fórmulas podem ser danificadas e alteradas, e links quebrados, o que pode levar a relatórios imprecisos.
4. Erros em planilhas
Não importa o quão bom um usuário seja em fazer cálculos em planilhas, o risco de cometer erros ainda é alto devido a fatores humanos. Isso é especialmente verdadeiro com os hábitos das pessoas de bater papo, ir ao banheiro com frequência, verificar o telefone e outros hábitos.
5. Perda de dados
Em muitos casos, muitos dados são perdidos devido a falhas e falhas de energia. Nesses casos, horas de entrada de dados são perdidas em um piscar de olhos, fazendo com que o contador tenha que refazer tudo desde o início, desperdiçando tempo e recursos.
Como lidar com os riscos da planilha
Assim como outras formas de riscos, os riscos da planilha precisam ser tratados para minimizá-los ou eliminá-los de uma vez por todas.
1. Treinamento e desenvolvimento contínuo
Como já mencionado acima, programas de treinamento são necessários para todas as empresas que usam planilhas em seus relatórios. Esse treinamento deve ser fornecido a todos os usuários do software, sejam eles iniciantes ou veteranos no processo. Deve ser realizado treinamento regular para garantir que todos estejam atualizados com as mudanças e novas tendências no uso de planilhas.
2. Segurança de dados
As senhas devem estar em vigor para proteger os relatórios de planilhas e restringir o acesso apenas aos contadores da empresa. Para abordar a reciclagem de dados e entrada de dados, é aconselhável que os cálculos de negócios sejam mantidos separados dos dados de entrada.
Também deve haver a presença de opções de validação de dados que ajudem contadores e auditores a restringir a entrada de dados se não autorizados.
3. Backups de dados
A perda de dados pode ser evitada salvando constantemente o relatório da planilha à medida que o contador faz seu trabalho. Além disso, os arquivos devem sempre ser salvos na rede e não apenas na área de trabalho para garantir uma cópia de backup caso uma das máquinas falhe.
4. Software de boa qualidade
As empresas devem investir em software de planilha de boa qualidade. Os mais caros podem custar mais para a empresa, mas geralmente é uma despesa única que pode ser recuperada com a criação de relatórios precisos.
Palavra final
Os riscos das planilhas são reais e representam grandes problemas para empresas e organizações se não forem resolvidos. Com planilhas, humanos e máquinas trabalham juntos para criar relatórios de negócios precisos.
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