O Ciclo de Aquisição e Pagamento (também conhecido como Ciclo PPP para Compras, Contas a Pagar e Pagamentos) é composto principalmente de duas classes de transações. A primeira classe é a classe de aquisição. O lançamento contábil manual típico para essa classe de transações é um débito no estoque Estoque Estoque é uma conta de ativo circulante encontrada no balanço patrimonial, consistindo em todas as matérias-primas, trabalho em andamento e produtos acabados que uma empresa acumulou. Muitas vezes é considerado o mais ilíquido de todos os ativos circulantes - portanto, é excluído do numerador no cálculo do índice de liquidez imediata. ou uma despesa e um crédito para contas a pagar Contas a pagar Contas a pagar é um passivo incorrido quando uma organização recebe bens ou serviços de seus fornecedores a crédito. As contas a pagar devem ser pagas dentro de um ano,ou dentro de um ciclo operacional (o que for mais longo). O AP é considerado uma das formas mais líquidas de passivo circulante. A afirmação de classificação é muito importante neste cenário porque há muitos débitos possíveis que podem cumprir o lançamento contábil manual.
A segunda classe de transações no ciclo de aquisição e pagamento é a classe de desembolsos de caixa. O lançamento diário típico para esta classe é simplesmente um débito em contas a pagar e um crédito em dinheiro. Em suma, esse ciclo é principalmente sobre incorrer em contas a pagar e pagar essas contas em dinheiro.
Funções comerciais típicas e documentos importantes
Embora muitas empresas sigam diferentes processos internos e usem métodos baseados em eletrônicos, o fluxograma a seguir é um processo de negócios típico Ciclo de vida empresarial O ciclo de vida empresarial é a progressão de um negócio em fases ao longo do tempo e é mais comumente dividido em cinco estágios: lançamento , crescimento, sacudidela, maturidade e declínio. no ciclo de aquisição e pagamento.
O processo geralmente começa com uma requisição de compra gerada por um funcionário da empresa. A requisição de compra é um documento que descreve o produto necessário e a quantidade necessária. O documento é então enviado ao departamento de compras que gera um pedido de compra. O pedido de compra lista o produto a ser comprado, a quantidade a ser pedida e o preço que a empresa está disposta a pagar.
Normalmente, os funcionários só têm permissão para comprar de uma lista de fornecedores aprovados. Assim que as mercadorias encomendadas forem recebidas pelo departamento seguinte, a empresa emite um relatório de recebimento. O relatório deve conciliar com o pedido de compra e é enviado para a equipe de contas a pagar do departamento de contabilidade. Aqui, o empregado reconcilia as mercadorias recebidas com a fatura do fornecedor e o lançamento no diário para contas a pagar é registrado. Por fim, o pagamento é processado em tesouraria e o dinheiro é efetivamente pago.
Metodologia Geral para Ciclos de Auditoria
Ao auditar ciclos para diferentes empresas, a abordagem típica é:
- Compreenda a entidade e seu ambiente
- Para cada ciclo, identifique os controles internos que existem
- Avalie o risco de controle e o risco de distorção relevante
- Avalie a análise de custo-benefício dos controles de teste e siga uma abordagem de auditoria combinada versus uma abordagem de auditoria puramente substantiva
Controles internos importantes para aquisições e desembolsos
Lembre-se de que, para classes de transações, existem cinco afirmações aplicáveis: corte, classificação, integridade, ocorrência e precisão .
Um controle interno referente à asserção de ocorrência é que cada compra é acompanhada dos documentos de suporte necessários, como requisição de compra, pedido de compra, relatório de recebimento e fatura do fornecedor. Sem esses documentos, uma compra não pode “ocorrer” e, portanto, não deveria ter sido registrada. Outros controles incluem a aprovação de pedidos de compra por funcionários de nível superior, o cancelamento de documentos depois que uma transação foi registrada / contabilizada e a aprovação de quaisquer alterações na lista do fornecedor.
Em termos de declaração de integridade, os pedidos de compra e os relatórios de recebimento são normalmente pré-numerados e contabilizados. Se um número tiver sido registrado duas vezes ou houver um número faltando na lista, será fácil descobrir o problema.
Finalmente, em termos da afirmação de classificação, alguns controles incluem a aprovação adequada de um supervisor para lançamentos contábeis manuais, uma lista / plano de contas adequado com as descrições de cada um e a comparação dos saldos com os valores orçados. Em termos de desembolsos de caixa, os controles importantes são principalmente a segregação de funções e conciliações bancárias frequentes.
O papel do auditor
Os procedimentos analíticos substantivos são normalmente análises de tendência e proporção em relação aos dados do setor, dados do ano anterior e resultados esperados. Os procedimentos analíticos substantivos são geralmente suficientes e apropriados como evidência de auditoria porque os valores não são significativos e frequentemente envolvem saldos relativamente triviais, como despesas gerais e administrativas. No entanto, para questões contábeis mais complexas e de julgamento com relação a despesas legais, reparos, despesas de manutenção e despesas de arrendamento, por exemplo, os auditores vão querer obter mais garantia e realizar testes de detalhes de saldos.
Leituras Relacionadas
Obrigado por ler o guia de Finanças para o ciclo de aquisição e pagamento. Oferecemos os seguintes recursos gratuitos para obter mais informações.
- Contas a Receber Contas a Receber O Contas a Receber (AR) representa as vendas a prazo de uma empresa, ainda não totalmente pagas pelos seus clientes, ativo circulante do balanço patrimonial. As empresas permitem que seus clientes paguem em um período de tempo prolongado e razoável, desde que os termos sejam acordados.
- Lucros acumulados
- Demonstração de receitas Demonstração de receitas A demonstração de resultados é uma das principais demonstrações financeiras de uma empresa que mostra seus lucros e perdas durante um período de tempo. O lucro ou prejuízo é determinado tomando todas as receitas e subtraindo todas as despesas das atividades operacionais e não operacionais. Esta declaração é uma das três usadas em finanças corporativas (incluindo modelagem financeira) e contabilidade.
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