O que é o ciclo de vendas e cobrança?

O Ciclo de Vendas e Cobrança, também conhecido como Ciclo de Receitas, Contas a Receber e Recebimentos (RRR), é composto de várias classes de transações. A classe de vendas e a classe de recebimento de transações são os lançamentos de diário típicos que debitam contas a receber Contas a receber Contas a receber (AR) representam as vendas a crédito de uma empresa, que ainda não foram totalmente pagas por seus clientes, um ativo atual no balanço patrimonial. As empresas permitem que seus clientes paguem em um período de tempo prolongado e razoável, desde que os termos sejam acordados. e receita de vendas a crédito Receita de vendas A receita de vendas é a receita recebida por uma empresa com a venda de mercadorias ou a prestação de serviços. Em contabilidade, os termos "vendas" e "receita" podem ser, e muitas vezes são, usados ​​indistintamente, para significar a mesma coisa.A receita não significa necessariamente dinheiro recebido. , e debitar em dinheiro e contas a receber de crédito, respectivamente. Trata-se do registro das vendas e da cobrança em dinheiro da venda.

Além disso, existem outras classes de transações no ciclo de vendas e cobrança que incluem devoluções e abatimentos de vendas, devoluções de vendas a débito, contas a receber de crédito, baixas de contas a receber incobráveis ​​(abatimento de débito para devedores duvidosos, contas a receber de crédito) e inadimplência despesas (despesas com devedores duvidosos e provisão para créditos de liquidação duvidosa). Nos concentramos aqui nas entradas de diário mais comuns.

Funções comerciais importantes e documentos relacionados

Embora muitas empresas sigam diferentes processos internos e usem métodos mais eletrônicos, o fluxograma a seguir é um processo de negócios típico. Ciclo de negócios Um ciclo de negócios é um ciclo de flutuações no Produto Interno Bruto (PIB) em torno de sua taxa de crescimento natural de longo prazo. Isso explica a expansão e contração da atividade econômica que uma economia experimenta ao longo do tempo. no ciclo de vendas e cobrança.

Ciclo de Vendas e Cobrança

O processo geralmente começa quando um cliente se aproxima da empresa e registra um pedido de compra do cliente. O departamento de vendas recebe o documento e prepara um pedido de venda que é enviado ao departamento de crédito para verificação de crédito. Lembre-se de que os vendedores não farão verificações de crédito porque sua posição como vendedor pode afetar suas decisões de crédito para os clientes. Isso é chamado de segregação de funções.

Assim que o departamento de crédito aprova o cliente e a encomenda, a encomenda é enviada ao departamento de expedição, que irá gerar um documento de expedição, também referido como conhecimento de embarque ou carta de porte. O pedido de venda aprovado e o documento de remessa são então enviados ao encarregado de contas a receber, que gera uma fatura de venda e faz o lançamento contábil manual necessário. E, por fim, uma vez recebido o caixa do cliente, a contabilidade ou a tesouraria registra o crédito à vista e debita o saldo no contas a receber.

Controles internos para classes de transações de vendas

Lembre-se de que, para classes de transações, existem cinco afirmações aplicáveis: corte, classificação, integridade, ocorrência e precisão . Um controle interno relativo à afirmação de ocorrência é que cada transação de venda é suportada pelos documentos necessários, como o pedido de venda aprovado, documentos de remessa e fatura.

Outros controles internos da empresa incluem a exigência de aprovação para vender mercadorias a novos clientes, envio de extratos mensais aos clientes, reclamações recebidas com acompanhamento independente e revisão de relatórios de exceção que incluem transações de vendas grandes ou incomuns.

Em termos de afirmação de integridade, os documentos de remessa são tipicamente pré-numerados sequencialmente para que qualquer transação duplicada ou ausente possa ser devidamente contabilizada. Se a transação de vendas realmente ocorreu, geralmente envolve testes retroativos. Isso significa que o auditor primeiro examinará as demonstrações financeiras / razão e rastreará a venda até seus documentos de origem para ver se são genuínos. O teste de integridade, entretanto, é o oposto. O auditor começará a partir dos documentos de origem e confirmará se todas as transações estão totalmente registradas no razão.

Controles internos para recebimentos de caixa

Alguns controles internos para a classe de recebimentos de caixa incluem a segregação de funções entre o manipulador de dinheiro e o registrador e reconciliações bancárias mensais. Esses dois controles referem-se principalmente à asserção de ocorrência. Em termos de afirmação de integridade, os extratos mensais dos clientes são um forte controle, assim como o uso de notas fiscais de remessa ou pré-listagem de dinheiro, e a reconciliação dos documentos com os comprovantes de depósito.

Confirmações como testes de detalhes de saldos

Lembre-se de que os testes substantivos compreendem procedimentos analíticos substantivos e testes de detalhes de balanças. Os procedimentos analíticos incluem análises de tendência e índice e, para contas a receber, normalmente inclui a análise dos números do giro de contas a receber ou o número de dias de vendas em contas a receber e suas tendências e relação com os números da indústria. Testes de detalhes de saldos de contas a receber são mais comumente confirmações. Eles incluem cartas de confirmação enviadas aos clientes para verificar se o saldo no razão está correto. Existem dois tipos de confirmações: positivas e negativas.

PositivoNegativo
Tipo ATipo B
Solicita que o cliente responda se o saldo está correto ou nãoSolicita ao cliente que indique o valor devido em uma determinada data (ou seja, preencha o espaço em branco)Solicita que o cliente responda apenas se discordar do valor declarado na carta
Solicita que o cliente responda se o saldo está correto ou não

Abordagem mais comum, geralmente tem uma melhor taxa de resposta

Evidência de qualidade superior, mas geralmente tem uma taxa de resposta mais baixaEvidência de qualidade inferior do que confirmações positivas

Mais recursos

Obrigado por ler o guia de Finanças para o ciclo de vendas e cobrança. Para aumentar sua educação financeira, consulte os seguintes recursos financeiros:

  • Lucro bruto Lucro bruto O lucro bruto é o lucro direto que sobra após a dedução do custo das mercadorias vendidas, ou "custo das vendas", da receita de vendas. É usado para calcular a margem de lucro bruto e é o valor do lucro inicial listado na demonstração de resultados de uma empresa. O lucro bruto é calculado antes do lucro operacional ou do lucro líquido.
  • Fluxos de receita Fluxos de receita Fluxos de receita são as várias fontes das quais uma empresa ganha dinheiro com a venda de bens ou prestação de serviços. Os tipos de receita que uma empresa registra em suas contas dependem dos tipos de atividades realizadas pela empresa. Veja categorias e exemplos
  • Demonstração de receitas Demonstração de receitas A demonstração de resultados é uma das principais demonstrações financeiras de uma empresa que mostra seus lucros e perdas durante um período de tempo. O lucro ou prejuízo é determinado tomando todas as receitas e subtraindo todas as despesas das atividades operacionais e não operacionais. Esta declaração é uma das três usadas em finanças corporativas (incluindo modelagem financeira) e contabilidade.
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