Os sinais de alerta de fraude referem-se a situações ou condições indesejáveis que contribuem consistentemente para fraude, desperdício e abuso de recursos. Quando um investigador está revisando as ações ou demonstrações financeiras de uma empresa Três Demonstrações Financeiras As três demonstrações financeiras são a demonstração de resultados, o balanço patrimonial e a demonstração dos fluxos de caixa. Essas três declarações principais são intrincadas, certas características indesejáveis podem se destacar como sinalizadores de fraude - contribuintes para a fraude ou circunstâncias que podem indicar a presença de fraude.
Todas as organizações enfrentam riscos de fraude, que podem ser internos ou externos. Os riscos internos vêm de pessoas dentro da organização Estrutura corporativa A estrutura corporativa se refere à organização de diferentes departamentos ou unidades de negócios dentro de uma empresa. Dependendo dos objetivos da empresa e do setor, quem pode usar sua posição para enriquecer, apropriando-se indevidamente de recursos e ativos de propriedade de seu empregador. Por outro lado, os riscos externos são planejados por funcionários do governo, clientes e empreiteiros que podem tentar obter dinheiro ilegalmente.
Avisos de bandeira vermelha de fraude
Existem vários sinais de alerta que os profissionais de auditoria e contabilidade devem estar atentos. Eles incluem o seguinte:
Redução de estoque
Embora seja normal perder alguns itens de estoque Estoque Estoque é uma conta de ativo circulante encontrada no balanço patrimonial, consistindo em todas as matérias-primas, trabalhos em andamento e produtos acabados que uma empresa acumulou. Muitas vezes é considerado o mais ilíquido de todos os ativos circulantes - portanto, é excluído do numerador no cálculo do índice de liquidez imediata. ao mover itens, a redução excessiva do estoque pode ser um indicador de fraude contínua. Um auditor pode detectar redução de estoque observando o balanço patrimonial. Balanço patrimonial O balanço patrimonial é uma das três demonstrações financeiras fundamentais. Essas declarações são fundamentais para a modelagem financeira e para a contabilidade. O balanço patrimonial mostra os ativos totais da empresa e como esses ativos são financiados, por meio de dívida ou patrimônio. Ativos = Passivos + Patrimônio,o número de produtos em estoque e os vendidos - e depois compará-los com registros e projeções anteriores. Em certas circunstâncias, o auditor pode fazer um inventário não planejado em dias aleatórios para detectar qualquer característica incomum do inventário.
Faltando documentos
Uma organização pode enfrentar casos frequentes de relatos de documentos perdidos relacionados a departamentos críticos. Quando a frequência de ocorrência se torna muito frequente, pode ser um sinal de fraude contínua dentro da organização. Documentos ausentes que são sinais de alerta de fraude incluem registro de veículos motorizados, listas de vendas e compras, talões de cheques e relatórios de estoque. Quando esses registros desaparecem, pode apontar para uma situação indesejável que pode levar à perda de certos bens ou dinheiro.
Pagamentos múltiplos
Há casos em que o departamento de contabilidade de uma empresa pode processar erroneamente pagamentos duplicados a um fornecedor ou provedor de serviços. Se o erro foi genuíno, os policiais envolvidos devem identificar tais erros e relatar para que medidas urgentes possam ser tomadas.
No entanto, pode haver casos em que funcionários individuais endossem pagamentos duplicados para empresas genuínas e falsas. Alguns funcionários podem até processar pagamentos a empresas inexistentes com a intenção de fraudar seu empregador. Para evitar tais erros, todos os pagamentos devem ser monitorados e verificados se estão indo para as partes pretendidas.
Picos no volume da fatura
Uma empresa em sua fase de crescimento pode experimentar picos enormes no número de faturas ao tentar abrir um nicho no mercado. No entanto, o elevado número de faturas cria espaço para comportamentos fraudulentos, uma vez que determinadas partes internas e externas podem procurar lucrar com o rápido crescimento do negócio.
Por exemplo, pode haver casos de pagamentos não registrados ou, se estiverem registrados, estão subavaliados em volume e valor. A organização deve saber quando ocorrem picos e garantir que todos os pedidos feitos pelos clientes sejam registrados e atendidos em tempo hábil.
Reclamações frequentes
Reclamações frequentes sobre determinados funcionários ou processos podem ser um indicador de fraude. Quando uma organização recebe repetidas reclamações sobre um executivo sênior, ela não deve presumir que se trata apenas de desabafos comuns. Em vez disso, deve conduzir investigações para identificar a causa das reclamações, efeitos e quaisquer cursos de ação que devam tomar para garantir que não haja mais reclamações.
Além disso, os clientes podem relatar frequente embalagem insuficiente de produtos, quando os produtos entregues a eles são menores do que o pedido. A organização deve investigar se isso é uma ação deliberada do departamento de vendas ou um problema com o departamento de embalagem.
Número excessivo de entradas de ajuste
Alguns escritórios de contabilidade podem fazer lançamentos de ajuste excessivos nos livros de contas como uma forma de cobrir o dinheiro desviado no passado. Por exemplo, alguns desses ajustes podem incluir ajustes do cliente que afetam significativamente os resultados financeiros durante um período específico.
Fazer ajustes excessivos sem motivos específicos aponta para casos de fraude de funcionários com a intenção de ocultar certas transações. Quaisquer lançamentos de ajuste nas contas financeiras devem ser acompanhados de notas correspondentes explicando os motivos dos ajustes.
Bandeiras vermelhas de fraude de funcionário
Uma grande proporção das fraudes que afetam as organizações vem de dentro da própria organização, principalmente dos funcionários. Alguns dos sinais comportamentais de fraude de funcionário incluem:
Mudancas de estilo de vida
Os empregados devem viver dentro de suas possibilidades, comprando bens e serviços que estejam dentro de sua renda. No entanto, alguns funcionários podem mudar seu estilo de vida abruptamente, gastando mais do que seu salário permite. As compras podem ser carros caros, casas ou produtos de luxo. Às vezes, o estilo de vida do funcionário pode exceder o de seu superior.
Quaisquer melhorias abruptas no estilo de vida do funcionário sem um aumento proporcional em sua renda devem ser investigadas para ver se há probabilidade de que o indivíduo esteja envolvido em fraude.
História de dívidas
Durante o processo de contratação, uma organização deve conduzir verificações de histórico para ver se os funcionários em potencial têm um histórico de dívidas. Quando uma empresa contrata funcionários com problemas de endividamento, é provável que eles encontrem oportunidades de obter uma renda extra acima do salário para pagar dívidas. Pode significar envolvimento em fraude oportunista com a intenção de obter dinheiro ao qual não têm direito.
Jogo excessivo
Alguns funcionários podem se envolver continuamente em jogos de azar como uma forma de obter dinheiro rápido para atender a algumas de suas necessidades. Devido à natureza viciante do jogo, a renda do funcionário pode ser insuficiente para financiar suas atividades de jogo e ele pode se sentir forçado a fazer qualquer coisa para obter uma renda extra. Isso pode significar o envolvimento em atividades fraudulentas, como roubar ativos da organização, manipular estoque, fazer reivindicações extraordinárias, etc.
Identificar funcionários envolvidos em jogos de azar e ajudá-los a evitar esse comportamento pode ajudar uma empresa a reduzir a incidência de fraude.
Principais vantagens do Red Flags de fraude
Todas as organizações, incluindo aquelas com as regras mais rígidas, correm o risco de fraude. Para evitar que a fraude aconteça, as organizações devem primeiro reconhecer que existe fraude e criar consciência entre as partes interessadas. As organizações devem começar treinando seus funcionários sobre como detectar fraudes no trabalho. Eles também devem implementar políticas e procedimentos que os ajudem a vedar as brechas usadas pelos fraudadores para conduzir suas atividades.
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