A gestão de voluntários refere-se ao processo de criação de sistemas de recrutamento, treinamento, engajamento e coordenação de voluntários. Em termos simples, envolve o gerenciamento de voluntários em uma organização sem fins lucrativos Tipos de Organizações Este artigo sobre os diferentes tipos de organizações explora as várias categorias em que as estruturas organizacionais podem se enquadrar. Estruturas organizacionais e o trabalho que realizam. Colocar em prática um plano de gerenciamento de voluntários adequado pode ajudar uma organização a acelerar o andamento de suas operações, bem como atingir seus objetivos.
Além de planejar o recrutamento e a formação de voluntários, uma organização precisa formular estratégias para supervisionar o trabalho realizado pelos voluntários e motivá-los para a continuidade do desempenho de suas funções. Devido à diversidade das organizações sem fins lucrativos Como iniciar uma organização sem fins lucrativos Uma organização sem fins lucrativos é aquela que é formada para qualquer outro propósito que não seja o lucro. Em vez de distribuir os lucros entre os diretores, as estratégias que eles colocam em prática podem variar de uma organização para outra.
No entanto, ao planejar como gerenciar voluntários, uma organização deve se concentrar nas melhores estratégias que ajudam os voluntários a fazer seu trabalho, enquanto ajuda a cumprir os objetivos gerais da organização.
Estratégias de gestão de voluntários
Existem várias estratégias que as organizações podem usar para gerenciar seus voluntários e aproveitar suas habilidades e talentos. Algumas das estratégias incluem:
# 1 Recrutamento
O primeiro passo na gestão de voluntários é recrutar os voluntários certos. Uma organização precisa implementar sistemas que ajudem a encontrar os voluntários certos com habilidades específicas. Habilidades interpessoais Habilidades interpessoais são as habilidades necessárias para comunicar-se, interagir e trabalhar com eficácia com indivíduos e grupos. Aqueles com boas habilidades interpessoais são fortes comunicadores verbais e não-verbais e são frequentemente considerados “bons com as pessoas”. e talentos que beneficiariam a organização. A criação de preferências predeterminadas para o tipo de voluntários nos quais a organização está interessada pode ajudar a acelerar o processo de recrutamento e obter pessoas com habilidades e experiências específicas.
Ao recrutar voluntários, a organização deve coletar dados voluntários, como qualificações educacionais, habilidades, hobbies e idiomas que eles falam, o que pode ajudar a organização a atribuir tarefas de acordo com o que os voluntários têm paixão ou em que se sentem mais confortáveis para trabalhar. Combinar as tarefas com o conjunto de habilidades pode ajudar a aumentar a produtividade e a unidade Coesão da equipe A coesão da equipe é a força e a extensão da conexão interpessoal existente entre os membros de um grupo. É esse vínculo interpessoal que faz com que os membros participem prontamente e permaneçam motivados para cumprir as metas estabelecidas. As equipes coesas têm uma atitude de "nós". entre as equipes de voluntários.
Nº 2 Engajamento
Depois de recrutar e receber voluntários para a empresa, o próximo passo é envolvê-los de uma forma que eles se sintam valorizados e úteis para a organização. Um dos erros que as empresas cometem é atribuir aos voluntários tarefas nas quais eles não são qualificados, o que leva à diminuição da produtividade e à alta rotatividade de voluntários.
Uma organização pode manter os voluntários engajados, reconhecendo suas habilidades e criando oportunidades que os mantenham envolvidos em atividades produtivas. Permitir que os voluntários fiquem ociosos a maior parte do tempo pode fazer com que se sintam subutilizados e pode incentivá-los a procurar outros caminhos onde suas habilidades possam ser utilizadas da melhor maneira.
Outra forma de engajar voluntários é tornar o voluntariado uma atividade divertida, organizando atividades esportivas onde as equipes de voluntários competem e ganham prêmios. Outras atividades em que os voluntários podem participar incluem competições de culinária, acampamentos de fitness, churrascos e treinamento ao ar livre. Team Building O Team building refere-se às atividades realizadas por grupos de pessoas para aumentar sua motivação e aumentar a cooperação. Muitas pessoas usam as expressões “formação de equipe” e “trabalho em equipe” alternadamente. No entanto, são dois conceitos distintos. Enquanto a construção de equipes coloca ênfase na criação de grupos.
# 3 Retenção
Reter voluntários costuma ser difícil para a maioria das organizações sem fins lucrativos, devido à complexidade de gerenciar grandes equipes de voluntários com diferentes habilidades e capacidades, a menos que haja um sistema adequado de gerenciamento de voluntários em vigor. Uma das maneiras de uma organização aumentar a retenção é manter os voluntários conectados aos gerentes. Os voluntários devem ser capazes de apresentar suas perguntas, recomendações e descobertas aos gerentes voluntários com facilidade e receber uma resposta prontamente.
Além disso, a organização deve permitir que os voluntários vejam o impacto de seu trabalho na realização dos objetivos da organização. Por exemplo, se os voluntários estão construindo um aplicativo móvel para proteger a vida selvagem da caça furtiva, a organização deve fornecer feedback sobre o progresso do aplicativo no combate à caça furtiva, fornecendo estatísticas dos animais que eles salvaram da caça furtiva. Isso proporciona uma sensação de sucesso e realização, o que motiva os voluntários a construir sistemas melhores.
# 4 Rastreamento
O rastreamento é outra estratégia que pode ajudar no gerenciamento de voluntários. Trata-se de automatizar o processo de trabalho para ajudar os voluntários a saber a quantidade de programas que apoiaram durante um determinado período e o número de horas que contribuíram para cada programa.
Saber o nível de contribuição que eles deram à organização pode ajudar os voluntários a contabilizar seu tempo e gerar relatórios sobre seu progresso na organização. Se uma organização supervisiona um programa de reconhecimento e premiação, ela pode usar seus sistemas de rastreamento para identificar os voluntários que mais contribuíram para a organização.
# 5 Comunicação
Uma ferramenta essencial no gerenciamento de voluntários é colocar um canal de comunicação eficaz que os voluntários e a gerência possam usar para comunicar informações entre si. Uma organização requer um canal de comunicação eficiente que pode ser usado para promover atividades voluntárias futuras, fornecer informações voluntárias aos participantes, informar voluntários sobre eventos importantes e interagir e acompanhar os voluntários para obter feedback sobre as atividades voluntárias.
Uma organização deve testar vários métodos de comunicação, como boletins informativos, e-mails, sites de mídia social, etc., para saber qual método de comunicação os voluntários preferem. Além disso, a organização deve certificar-se de que sua comunicação seja consistente e clara para que seja conveniente para os voluntários.
Recursos adicionais
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