O registro do pagamento na contabilidade pode ser denominado “contas a pagar”, o que significa o valor total que uma determinada empresa deve a empresas ou fornecedores de produtos ou serviços. Além disso, o saldo de contas a pagar é refletido no balanço patrimonial. Balanço O balanço é uma das três demonstrações financeiras fundamentais. Essas declarações são fundamentais para a modelagem financeira e para a contabilidade. O balanço patrimonial exibe os ativos totais da empresa e como esses ativos são financiados, por meio de dívida ou patrimônio. Ativo = Passivo + Patrimônio líquido, especificamente na seção de passivo circulante, e inclui todas as faturas que devem ser pagas.
Por exemplo, uma empresa que acabou de comprar material de escritório da Empresa B e recebe uma fatura de $ 500 deve registrar o valor e pagá-lo na data de vencimento ou antes para evitar um inadimplemento.
Contas a pagar x contas a receber
Os dois conceitos de contas a pagar e contas a receber são definitivamente diferentes um do outro. Contas a pagar Contas a pagar As contas a pagar são passivos incorridos quando uma organização recebe bens ou serviços de seus fornecedores a crédito. As contas a pagar devem ser pagas dentro de um ano ou dentro de um ciclo operacional (o que for mais longo). O AP é considerado uma das formas mais líquidas de passivo circulante, por um lado, refere-se a quanto uma empresa deve a outra pela compra de bens e serviços que precisam ser quitados. Uma palavra-chave aqui é “crédito”, o que significa que os bens foram adquiridos primeiro e o pagamento segue.
Contas a receber Contas a receber O contas a receber (AR) representa as vendas a prazo de uma empresa, que ainda não foram totalmente pagas pelos seus clientes, um ativo circulante do balanço patrimonial. As empresas permitem que seus clientes paguem em um período de tempo prolongado e razoável, desde que os termos sejam acordados. por outro lado, é o oposto, pois é a quantidade de dinheiro que uma empresa pode receber de outra empresa por ter vendido seus bens ou serviços a ela. Portanto, podemos dizer que o primeiro é um passivo enquanto o outro é um ativo.
Exemplo de como registrar o pagamento na contabilidade
Digamos que uma empresa chamada Bags Unlimited vendeu 100 bolsas de náilon para a Empresa B e ambas as empresas concordaram com uma determinada data de vencimento de pagamento. Agora, a Bags Unlimited envia sua fatura Documentos de origem O registro em papel das transações financeiras de uma empresa é referido na contabilidade como documentos de origem. Se os cheques são escritos para serem pagos, as vendas são feitas para gerar recibos, as faturas de cobrança são enviadas pelos fornecedores ou as horas de trabalho são registradas na folha de ponto de um funcionário - todos os respectivos documentos são documentos de origem. e escreve a data de vencimento 15 de dezembro, conforme acordado por ambas as partes. Ele registra a transação em suas contas a receber, enquanto a empresa B registra em contas a pagar.
As contas a pagar são um débito ou um crédito?
Esta é uma das questões complicadas sobre contas a pagar. As contas a pagar são consideradas dívidas porque envolvem a compra de bens a crédito, o que significa que deve manter um saldo credor. O saldo de crédito representa o valor total que uma empresa deve a seus fornecedores. Após o recebimento da fatura, o valor devido é registrado, o que consequentemente eleva o saldo credor.
Após o pagamento da fatura, o valor é contabilizado como débito; assim, baixando o saldo de crédito novamente. Em resumo, quanto maior o contas a pagar, maior é o seu saldo credor, e quanto menor o contas a pagar, menor é o seu saldo credor.
O Processo de Contas a Pagar
O processo de contas a pagar parece uma tarefa fácil, mas requer um exame cuidadoso das faturas, porque os menores erros podem significar grandes perdas para uma empresa. Na verdade, todas as empresas, especialmente as grandes e antigas, precisam adotar um sistema automatizado de contas a pagar para garantir que o seguinte processo seja executado com precisão.
1. Recebimento de uma fatura
O primeiro passo é o recebimento da nota fiscal, que pode ser feito por diversos canais como e-mail, fax ou courier.
2. Encaminhamento para o indivíduo certo
Como pode chegar pelo correio ou pelo e-mail da empresa, deve ser encaminhado à pessoa adequada, que pode ser o contador Contador Um contador desempenha um papel muito importante em uma organização, independentemente de ser uma empresa multinacional ou uma pequena , doméstico. A entrada e saída de dinheiro da empresa são monitoradas de perto pelo contador, que também se certifica de que todas as transações financeiras sejam legais, corretas, gerente, contador Contador Contador A principal função de um contador é manter e registrar os eventos financeiros diários da empresa . Um contador é responsável por registrar e manter as transações financeiras de uma empresa, como compras, despesas, receitas de vendas, faturas e pagamentos. , ou o especialista em contas a pagar, se houver tal cargo.
3. Introdução de detalhes
Quando chega às mãos da pessoa certa, os detalhes da fatura são inseridos em um arquivo, como uma planilha, que é salva.
4. Aprovação de faturas
A aprovação de faturas é muito importante. Idealmente, antes de os pagamentos serem feitos, todas as faturas devem passar por um escrutínio rígido para garantir que todas as entradas sejam precisas. Na verdade, existem vários pontos que precisam ser verificados especificamente, incluindo:
- Pré-aprovação da despesa ou do pedido de compra emitido pela empresa
- A chegada da mercadoria adquirida antes do pagamento deve ser feito
- A singularidade da fatura
- Contratos e acordos com fornecedores
5. Emissão de cheques
Após a conclusão das etapas e a verificação da fatura, o contador cria os cheques e especifica o valor a ser pago em cada cheque. Eles são selados em envelopes, etiquetados com os endereços apropriados e enviados aos destinatários pretendidos.
As etapas acima estão em um sistema manual de contas a pagar. Por ser muito tedioso e demorado, com alta probabilidade de erros, um sistema automatizado é altamente recomendado.
Características de um sistema de contas a pagar bem executado
Um processo preciso de contas a pagar resulta em demonstrações financeiras precisas que levam ao sucesso de uma empresa. Um sistema de contas a pagar bem administrado apresenta as seguintes características.
- Faturas legítimas são processadas, não apenas com precisão, mas também em tempo hábil.
- As faturas são registradas nas contas corretas.
- As despesas não processadas são ajustadas.
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