A contabilidade da folha de pagamento é essencialmente o cálculo, a gestão, o registo e a análise da remuneração dos empregados. Remuneração Remuneração é qualquer tipo de remuneração ou pagamento que um indivíduo ou empregado recebe como pagamento pelos seus serviços ou pelo trabalho que realiza para uma organização ou empresa. Inclui qualquer salário base que um funcionário receba, juntamente com outros tipos de pagamento que se acumulam durante o curso de seu trabalho, que. Além disso, a contabilidade da folha de pagamento também inclui a reconciliação de benefícios. Seguro Social O Seguro Social é um programa do governo federal dos Estados Unidos que oferece seguro social e benefícios para pessoas com renda inadequada ou sem renda. O primeiro Social, bem como os impostos retidos na fonte e as deduções relativas à compensação.O cálculo da folha de pagamento é altamente influenciado pelos requisitos legais de cada país (também pode depender dos requisitos estaduais ou municipais).
Principais custos da folha de pagamento
Os custos com folha de pagamento estão relacionados às obrigações (despesas) assumidas pelo empregador. Eles financiam a remuneração paga aos funcionários por sua mão de obra direta ou como consequência de benefícios obrigatórios definidos por requisitos legais.
A soma de todos os conceitos listados acima forma a despesa acumulada para manter um funcionário na folha de pagamento.
De acordo com os princípios contábeis, todas as despesas acumuladas. Despesas acumuladas. Despesas acumuladas são despesas que são reconhecidas mesmo que o caixa não tenha sido pago. Essas despesas geralmente são comparadas às receitas por meio do princípio de correspondência do GAAP (princípios contábeis geralmente aceitos). deve atender ao princípio de correspondência Princípio de correspondência O princípio de correspondência é um conceito contábil que determina que as empresas relatem as despesas ao mesmo tempo que as receitas às quais estão relacionadas. As receitas e despesas são combinadas na demonstração de resultados por um período de tempo (por exemplo, um ano, trimestre ou mês). Exemplo do princípio de correspondência. O princípio de correspondência estabelece que todas as despesas devem corresponder no período em que todas as receitas relacionadas são relatadas (não depende da data de pagamento). Por exemplo,se um empregado é admitido no primeiro dia de dezembro, mas pago na primeira semana de janeiro, a despesa relativa à mão de obra do empregado deve ser reconhecida em dezembro.
Nota: A remuneração pelo trabalho dos funcionários nem sempre é reconhecida como despesa. Por exemplo, se a mão de obra de funcionários servidos para a fabricação de um produto ou ativo, a remuneração (incluindo provisões) deve ser registrada como custo de fabricação do produto (estoque Estoque Estoque é uma conta de ativo circulante encontrada no balanço patrimonial, consistindo de todos os materiais, trabalhos em andamento e produtos acabados que uma empresa acumulou. Muitas vezes, é considerado o mais ilíquido de todos os ativos circulantes - portanto, é excluído do numerador no cálculo do índice rápido.) ou ativo e reconhecido como despesa quando o estoque é vendido (por meio de custo de vendas), ou o ativo é usado (por meio de amortização).
Obrigações de desempenho em folha de pagamento
As obrigações de desempenho estão relacionadas a retenções ou deduções dos salários dos funcionários. As retenções não são pagas diretamente aos funcionários, mas geralmente são pagas posteriormente a instituições governamentais ou empresas privadas. As retenções mais comuns de acordo com as leis dos EUA são:
- Retenções federais: retenções para impostos de renda federais
- Retenções estaduais: retenções para impostos de renda estaduais
- FICA a pagar: Retenções de Seguro Social e Medicare
- Deficiência estadual: taxas estaduais de deficiência
- Seguro saúde do empregado: Retenções para cobertura de seguro saúde
- 401K: Retenções para poupança para aposentadoria.
Outras retenções incluem:
- Retenções ordenadas pelo tribunal: deduções do salário ordenadas pelo tribunal para fins específicos.
- Quotas sindicais
Configurando a contabilidade da folha de pagamento
Antes de iniciar o processo de contratação, existem alguns requisitos ou considerações importantes que os empregadores devem cumprir. Eles estão de acordo com a legislação federal dos Estados Unidos e podem variar de estado para estado.
1. Número de identificação do empregador federal (EIN)
Isso é usado para rastrear pagamentos de impostos federais. A empresa deve obter um EIN do IRS.
2. Tipo de pagamento e periodicidade
Depois de decidir o nível salarial (de acordo com o cargo, experiência, setor, etc.) e tipo (salário-hora ou anual), selecione o período em que os funcionários serão pagos. Os pagamentos são geralmente selecionados entre semanais, quinzenais ou mensais. Os períodos de pagamento não devem ser superiores à base mensal.
3. Benefícios e seguro para funcionários
Se os empregadores oferecerem benefícios extras, como seguro ou plano de aposentadoria 401K, eles terão que decidir quanto contribuir como empregador e quanto do custo o funcionário deve assumir para obter o benefício.
4. Formulários de funcionários
Ao contratar funcionários, é importante reunir todas as informações relacionadas ao direito de trabalhar nos EUA e informações pessoais. Os formulários mais importantes são o formulário I-9 (para verificar se o funcionário tem a cidadania ou o direito de trabalhar nos EUA com uma autorização de trabalho), o formulário W-4 (informações pessoais dos funcionários - ao preencher este formulário, você obtém o informações necessárias para calcular a retenção aplicável a um funcionário) e Formulário de Depósito Direto.
Cálculos na folha de pagamento
Após configurar a empresa para contratar funcionários e reunir todas as informações relacionadas aos funcionários, a empresa precisará seguir estas etapas:
- Calcular a remuneração direta e indireta do trabalho: Ao terminar um mês, some todos os custos da remuneração direta, como salários e horas extras (a maioria das retenções e provisões são calculadas com base nesses conceitos).
- Em seguida, some os conceitos indiretos, como comissões e bônus (verifique seus requisitos federais e estaduais para ver se eles devem ser incluídos no cálculo de retenções ou deduções).
- Calcular retenções e deduções: Após determinar a base para cada retenção ou dedução de acordo com a etapa anterior, calcule os impostos e as deduções salariais de seus funcionários de acordo com os requisitos aplicáveis.
- Calcular as provisões: as provisões são despesas acrescidas que geram responsabilidades que vão ser pagas no futuro. As despesas que resultam de requisitos legais como férias e férias são reconhecidas como provisões no período em que são incorridas, embora sejam pagas nos meses subsequentes. São fruto da relação contratual com o empregado.
- Registre entradas nos livros.
- Gerar pagamentos: após calcular e registrar os lançamentos contábeis, as empresas precisam gerar os pagamentos a funcionários, entidades governamentais (relacionadas a retenções) e outras entidades. Muitas vezes, esse processo pode ser contratado por terceiros, como a Ceridian.
- Calcular ajustamentos posteriores às provisões: Devido à natureza das provisões, que se baseiam em estimativas, é importante recalcular e ajustar as provisões, se necessário.
Principais vantagens
A chave para a contabilidade da folha de pagamento é reconhecer quando um conceito é assumido pelo empregador ou pelo empregado. Ao dominar a base de cálculo dos impostos e deduções federais, estaduais e municipais, você poderá calcular corretamente os pagamentos da folha de pagamento. Como as provisões são baseadas em estimativas, você precisará recalculá-las antes do pagamento para fazer os ajustes necessários. Também é importante definir todos os requisitos legais e procedimentais antes de contratar um funcionário, pois isso o ajudará a reduzir a atividade de reprocessamento.
Leituras Relacionadas
Finance é o fornecedor oficial do Financial Modeling and Valuation Analyst (FMVA) ™ Certificação FMVA® Junte-se a mais de 350.600 alunos que trabalham para empresas como Amazon, JP Morgan e programa de certificação Ferrari, projetado para transformar qualquer pessoa em um analista financeiro de classe mundial. Para continuar aprendendo e desenvolvendo seu conhecimento de análise financeira, recomendamos enfaticamente os recursos financeiros adicionais abaixo:
- Guia de salários contábeis Guia de salários contábeis Neste guia de salários contábeis, fornecemos os valores médios de remuneração para aqueles empregados em contabilidade pública e privada. Os contadores são responsáveis por examinar as demonstrações financeiras para garantir a precisão e conformidade com as leis e regulamentos existentes, lidando com tarefas relacionadas a impostos, como calcular o
- Receita acumulada Receita acumulada A receita acumulada é a receita que uma empresa reconhecerá e registrará em seus lançamentos de diário, embora o dinheiro ainda não tenha sido recebido. Devido à natureza da contabilidade de exercício, às vezes as empresas precisam registrar a receita antes do recebimento do pagamento.
- Calculadora de Salário Calculadora de Salário Esta calculadora de salário pode ser usada para estimar o seu salário anual equivalente com base no salário ou taxa que você recebe por hora. Siga as instruções abaixo para converter a renda horária em anual e determine seu salário anualmente. Basta inserir suas informações e este formulário se transformará em salário por hora
- Guias de compensação Compensação Guias de compensação e salário para empregos em finanças corporativas, banco de investimento, pesquisa de patrimônio, FP&A, contabilidade, banco comercial, graduados do FMVA,
