O gerenciamento de projetos envolve múltiplas facetas, cuja implementação e monitoramento podem consumir muito tempo. Portanto, é crucial para gerentes de projeto. Trabalhadores do Conhecimento. O termo "trabalhador do conhecimento" foi cunhado pela primeira vez por Peter Drucker em seu livro, Os Marcos do Amanhã (1959). Drucker definiu os trabalhadores do conhecimento como de alto nível para identificar oportunidades que ajudam a aumentar a eficiência e a qualidade. Uma estratégia que pode ser usada é RAID, que significa R isks, A ssumptions, I ssues e D ependencies. Um RAID Log é uma ferramenta de gerenciamento de projeto eficaz que visa centralizar e simplificar a coleta, monitoramento e rastreamento de informações do projeto. Continue lendo para aprender mais sobre o log do RAID no gerenciamento de projetos.
Riscos e problemas em RAID
Riscos Risco Sistemático O risco sistemático é a parte do risco total que é causada por fatores além do controle de uma empresa ou indivíduo específico. O risco sistemático é causado por fatores externos à organização. Todos os investimentos ou valores mobiliários estão sujeitos a risco sistemático e, portanto, é um risco não diversificável. são incertezas futuras que podem afetar um projeto negativamente. Um gerente de projeto deve implementar medidas que ajudem a lidar com os riscos que podem surgir ao longo do caminho. As tarefas relacionadas a riscos incluem identificação e classificação de riscos e criação de planos de resposta a riscos. Gerenciamento de crises O gerenciamento de crises envolve lidar com as crises de uma maneira que minimiza os danos e permite que a organização afetada se recupere rapidamente. . Para que um projeto seja executado sem problemas, deve haver o mínimo de riscos possível.
Além disso, é crucial que os riscos sejam identificados nos estágios iniciais, antes de avançarem para problemas graves que podem fazer com que um projeto inteiro falhe. Alguns dos riscos e problemas que podem surgir são:
1. Disponibilidade de recursos
Talvez a maior preocupação entre os gerentes de projeto seja se eles obterão os recursos de que precisam durante todo o projeto. Com o planejamento adequado, um gerente de projeto pode garantir que os recursos não acabarão no meio do projeto. Além da disponibilidade de recursos, a continuidade dos recursos também deve ser levada em consideração. Resumindo, o objetivo é garantir que os mesmos recursos estejam disponíveis durante todo o projeto. Substituir recursos no meio do projeto pode custar uma quantidade considerável de tempo e dinheiro.
2. Risco de mercado
Outra incerteza que deve ser levada em consideração é o risco de mercado. Simplificando, esse é o impacto em um projeto que pode resultar das mudanças introduzidas no mercado. Por exemplo, considere uma indústria em que as inovações tecnológicas acontecem rapidamente e com frequência. Para que os projetos prosperem em tal ambiente, eles devem ser concluídos a tempo, antes de se tornarem obsoletos.
3. Fluidez
Os gerentes de projeto também precisam avaliar se as organizações em que trabalham são fluidas. Por exemplo, é provável que os proprietários do projeto mudem de ideia? Você apresentará seu produto em um mercado que muda rapidamente? Nesse caso, deve haver ampla flexibilidade por parte do gerente de projeto para se adaptar às circunstâncias em constante mudança.
4. Regulatório
As leis que se aplicam em um estado também podem representar riscos para o seu projeto. Portanto, antes de mais nada, os gerentes de projeto devem se familiarizar com as leis que se aplicam ao seu setor, para evitar violá-las sem saber. Eles também precisam verificar as estruturas corporativas Estrutura corporativa A estrutura corporativa se refere à organização de diferentes departamentos ou unidades de negócios dentro de uma empresa. Dependendo dos objetivos da empresa e da indústria que está sendo adotada pelas partes interessadas. Dessa forma, eles podem garantir que as ações de um determinado jogador não coloquem todo o projeto em risco.
Dependências do Projeto
Existem duas variedades principais de dependências - de saída e de entrada . Outbound significa que o projeto depende de uma atividade sendo realizada por uma equipe específica para prosseguir para outra tarefa ou entregar resultados. Por outro lado, entrada significa que outras partes estão contando com uma determinada equipe para concluir uma tarefa antes de entregar os resultados. Um exemplo de dependência de saída é quando é necessário esperar que o departamento jurídico analise e aprove um determinado documento antes de poder fazer quaisquer ajustes no sistema.
Obter um bom entendimento das dependências ajuda a identificar e resolver problemas em seus estágios iniciais. Outros exemplos de dependências são:
- O proprietário de um sistema que precisa concluir as alterações de codificação antes que outro indivíduo possa realizar o teste de ponta a ponta
- Quando os agentes imobiliários devem aprovar os projetos de construção antes do início dos projetos de construção
Suposições do Projeto
As pessoas fazem muitas suposições ao realizar um projeto específico. Isso acontece com mais frequência durante os estágios iniciais do projeto. A única coisa que você não deve esquecer de fazer é documentar formalmente essas suposições. Dessa forma, se houver disputas posteriormente, as partes interessadas envolvidas podem sempre consultar as letras miúdas.
O log de RAID
Agora que estamos familiarizados com o significado do acrônimo RAID, a próxima coisa a ser examinada é o log do RAID. O log é simplesmente uma lista de todos os riscos, suposições, dependências e problemas. É introduzido na fase de iniciação do projeto, onde é utilizado para captar elementos vitais. O registro de raid torna-se refinado conforme o projeto avança.
O log do RAID destaca cada fator separadamente. Aqui estão os principais elementos listados em cada seção do log.
1. Seção de riscos e problemas
A parte de riscos e problemas inclui:
- Um identificador distinto para fácil referência
- A data em que um determinado item é registrado
- Um resumo do principal problema ou risco
- Uma descrição detalhada do problema ou risco
- O impacto que poderia surgir se o risco se transformasse em um problema. O impacto provavelmente será alto, baixo ou médio?
- Probabilidade ou probabilidade de ocorrência dos riscos
Cada risco e problema precisa de um plano de mitigação. Existem várias maneiras de mitigar riscos, tais como informar sua administração sobre o problema ou risco, aceitar o risco e reconhecer que não há nada que possa ser feito a respeito ou tomar as medidas necessárias para eliminar um risco.
2. Seção de dependências
As dependências sempre precisam ser acordadas pelas partes envolvidas. Isso significa que um gerente de projeto não pode responsabilizar uma parte interessada por um problema com o qual ele não concordou em primeiro lugar. A seção de dependências de um registro RAID destaca:
- Um indicador distinto e sequencial para fácil referência
- A data em que um problema é registrado
- Especificação de se a dependência é interna ou externa
- Uma descrição detalhada da dependência
- Um resumo da dependência
- A data específica em que a dependência será entregue
- As partes que consentem com a dependência
- Comentários - todos os comentários são listados no log. Cada comentário deve ser precedido pela data e nome da pessoa que fez o comentário.
3. Seção de suposições
É importante sempre documentar as suposições que surgem no decorrer de um projeto. Isso ajuda a prevenir problemas de comunicação e conflitos potenciais. As suposições são úteis no início de um projeto. A seção de suposições destacará:
- Um indicador distinto e sequencial para fácil referência
- A data em que um item foi registrado
- Um resumo das premissas
- Uma descrição detalhada das premissas
- Status - os itens são novos, em andamento ou fechados?
- As partes interessadas consultadas ao chegar às premissas
The Bottom Line
O log RAID é uma ferramenta de comunicação obrigatória para gerentes de projeto. Além de facilitar o rastreamento das atividades, é fundamental para manter todos os interessados informados. O log do RAID deve ser atualizado de tempos em tempos para mantê-lo preciso, atualizado e eficaz.
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