Uma sala de dados é um local seguro usado para armazenar dados privilegiados, geralmente para processos judiciais ou fusões e aquisições Fusões Aquisições Processo de Fusão e Aquisição Este guia o conduz por todas as etapas do processo de Fusão e Aquisição. Saiba como fusões, aquisições e negócios são concluídos. Neste guia, descreveremos o processo de aquisição do início ao fim, os vários tipos de adquirentes (compras estratégicas vs. financeiras), a importância das sinergias e as transações de custos de transação. As salas de dados são usadas para armazenar documentos, compartilhar arquivos, proteger documentos confidenciais e conduzir transações financeiras. Existem dois tipos de salas de dados: salas de dados físico e salas de dados virtuais .
Em fusões e aquisições, o data room geralmente é instalado nas dependências comerciais ou no escritório do vendedor, onde os compradores, vendedores e os advogados responsáveis pelas transações podem se reunir para acessar os documentos.
Sala de dados física
O data room físico também é conhecido como due diligence Due Diligence Due diligence é um processo de verificação, investigação ou auditoria de um negócio potencial ou oportunidade de investimento para confirmar todos os fatos relevantes e informações financeiras, e para verificar qualquer outra coisa que foi levantada durante uma transação de M&A ou processo de investimento. A devida diligência é concluída antes do fechamento do negócio. sala de dados. É um local físico estabelecido pelo vendedor para armazenar documentos essenciais que são exigidos durante uma transação de M&A. A sala de dados faz parte do processo de due diligence; compradores e advogados que representam o comprador podem acessá-lo antes de fechar a transação.
O comprador geralmente precisará obter o máximo de informações possível sobre a empresa que está sendo adquirida antes de fechar o negócio. Portanto, o vendedor geralmente armazena os documentos necessários em um local central que é continuamente monitorado e protegido para limitar o acesso apenas a pessoas autorizadas. Freqüentemente, o vendedor permitirá o acesso de um licitante / comprador por vez, junto com sua equipe de especialistas, como forma de manter a integridade dos documentos.
Em grandes transações de M&A que envolvem muitos licitantes, os vendedores exigirão que os compradores voem para o país ou região e estejam disponíveis durante todo o processo. Como o processo envolve hospedar um grande número de compradores e especialistas de alto nível, o custo de funcionamento de uma sala de dados física costuma ser alto. Para gerenciar melhor os custos, a maioria dos vendedores está mudando para data rooms virtuais onde os compradores e seus especialistas podem acessar os documentos remotamente. Uma sala de dados virtual é substancialmente menos cara em termos de tempo e custo do que uma sala de dados física.
Sala de dados virtual
Uma sala de dados virtual é uma solução em nuvem para proteger e compartilhar informações confidenciais. Pode facilitar o processo de due diligence de uma transação de M&A ou capital de risco Capital de risco Capital de risco é uma forma de financiamento que fornece fundos para empresas emergentes em estágio inicial com alto potencial de crescimento, em troca de capital ou participação acionária. Os capitalistas de risco assumem o risco de investir em empresas iniciantes, na esperança de obter retornos significativos quando as empresas se tornarem um sucesso. transação, permitindo que potenciais compradores acessem os dados por meio de uma conexão segura com a Internet. As salas de dados virtuais estão substituindo rapidamente as salas de dados físicas devido à sua eficiência de custo, facilidade de acessibilidade e medidas de segurança.
Os recursos padrão das salas de dados virtuais incluem uma ferramenta de perguntas e respostas, notas, autenticação multifator e permissões avançadas. Com o aumento das preocupações com a segurança online, os provedores de salas de dados virtuais estão apresentando melhorias de segurança mais sofisticadas para garantir a integridade dos dados.
Como as salas de dados virtuais são usadas
Transações de fusões e aquisições
O uso mais popular de salas de dados virtuais é em acordos de fusão e aquisição. Os compradores geralmente precisam de acesso a grandes volumes de documentos confidenciais como parte do processo de devida diligência. Muitos desses documentos são de natureza confidencial e devem ser armazenados em um local seguro e acessível aos licitantes. As salas de dados virtuais tornam mais fácil para os compradores revisar e trocar documentos sem precisar ir aos escritórios do vendedor. Isso também torna o processo de revisão mais barato, pois o comprador não precisa manusear grandes documentos em papel ou pagar pela viagem de vários especialistas para examinar os documentos.
Processos judiciais
Os processos judiciais geralmente envolvem lidar com grandes volumes de documentos. Alguns desses documentos são altamente confidenciais e podem ser facilmente perdidos ou roubados. O uso de salas de dados virtuais permite que advogados, reguladores e outras partes interessadas acessem os documentos remotamente, sem se preocupar com o fato de que serão roubados.
As salas de dados virtuais também entram em jogo quando um caso envolve equipes internacionais trabalhando no mesmo caso. As equipes podem acessar todos os documentos necessários de um local central, sem a necessidade de voar para acessar alguns documentos. Quando a integridade desses documentos é ameaçada, a parte emissora pode definir os documentos como “somente visualização” para limitar o acesso.
Oferta Pública Inicial (IPO)
Quando uma empresa está emitindo uma oferta pública inicial (IPO) Uma oferta pública inicial (IPO) é a primeira venda de ações emitidas por uma empresa ao público. Antes de um IPO, uma empresa é considerada uma empresa privada, geralmente com um pequeno número de investidores (fundadores, amigos, familiares e investidores empresariais, como capitalistas de risco ou investidores anjos). Saiba o que é um IPO, uma quantidade significativa de papelada está envolvida, pois advogados, banqueiros de investimento e outras partes são obrigados a assinar e verificar os documentos. O armazenamento desses documentos em uma sala de dados virtual garante a segurança e integridade dos documentos e impede o acesso de terceiros que não fazem parte da transação. A empresa também pode garantir que os concorrentes não tenham acesso a esses documentos, impedindo a cópia, impressão e edição dos documentos.
Data Rooms Físicos vs. Data Rooms Virtuais
Um grande número de empresas está fazendo a transição de data rooms físicos para data rooms virtuais devido aos seguintes motivos:
Custos operacionais e de configuração mais baixos
Administrar uma sala de dados virtual costuma ser mais barato, pois a única coisa que uma empresa exige é um sistema de computador seguro e acesso a documentos online. Com uma sala de dados física, a empresa precisará alugar um espaço físico e contratar uma empresa de segurança para manter a sala sob vigilância 24 horas.
Além disso, quando os compradores em potencial vierem revisar os documentos, a empresa incorrerá em um custo extra no pagamento de sua viagem, acomodação e refeições. A implementação de uma sala de dados virtual elimina todas as despesas acima, portanto os custos operacionais são menores.
Acessibilidade global
Uma sala de dados virtual é hospedada na Internet; qualquer pessoa no mundo pode acessar os documentos. Oferece aos investidores de todo o mundo acesso a documentos vitais que os ajudarão a tomar uma decisão informada. A acessibilidade global também aumenta a competição entre os compradores, uma vez que a empresa que está sendo adquirida pode se beneficiar ao obter um preço mais alto do que seria possível quando a competição fosse limitada a uma localização geográfica específica.
Preservar documentos
O armazenamento de documentos em uma sala de dados virtual garante que as informações sejam preservadas com segurança pelo tempo que a empresa desejar. Os documentos não são afetados por causas naturais como incêndios e tempestades, como é o caso das salas de dados físicos. Manter documentos em salas de dados tradicionais sujeita os documentos ao desgaste e os documentos vão se acumulando até um ponto em que será difícil acessar os documentos de anos anteriores.
Recursos adicionais
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