Um voucher é um documento interno dentro de uma empresa que é emitido pelo contas a pagar Contas a pagar Contas a pagar é um passivo incorrido quando uma organização recebe mercadorias ou serviços de seus fornecedores a crédito. As contas a pagar devem ser pagas dentro de um ano ou dentro de um ciclo operacional (o que for mais longo). AP é considerada uma das formas mais líquidas de departamento de passivo circulante (AP). Pode ser visto como um “memorando” do passivo da empresa, e é usado para autorizar um pagamento.
Em cada empresa existe um departamento de contas a pagar que se encarrega de efetuar os pagamentos devidos aos seus credores e fornecedores.
Um voucher é um documento de backup necessário para iniciar o procedimento de coleta e arquivamento de todos os outros documentos necessários para liquidar uma responsabilidade.
Uma característica importante da contabilidade interna de uma empresa é o mecanismo de controle. O mecanismo garante que cada pagamento feito pela empresa seja previamente autorizado e que seja adequado para os bens ou serviços Produtos e Serviços Um produto é um item tangível que é colocado no mercado para aquisição, atenção ou consumo enquanto um serviço é um item intangível, que decorre do recebimento com base nos acordos pré-existentes.
Em outras palavras, um voucher é um documento de suporte para uma fatura recebida pela empresa. Uma vez emitido o voucher, significa que a fatura foi verificada e está confirmada a sua necessidade de pagamento. O voucher autoriza o pagamento da fatura à vista que será lançada no balanço patrimonial.
Como funcionam os vouchers
Em transações entre empresas, muitas vezes os pagamentos não são devidos imediatamente. Eles podem ser pagos com um atraso permitido que pode variar entre 30, 60 ou 90 dias. Quando a empresa recebe os fornecimentos com a fatura, em vez de liberar o pagamento imediatamente, ela cria um voucher como lembrete dos pagamentos devidos ou como comprovante do pagamento já efetuado.
Um voucher pode incluir vários documentos comprovativos. Os mais comuns estão listados abaixo:
- A fatura recebida do fornecedor
- Os dados do fornecedor a pagar (nome, morada, número de telefone)
- Os dados para o pagamento (valor devido, incluindo um possível desconto e data de vencimento para o pagamento)
- O pedido de compra inicial Pedido de compra Um pedido de compra é um documento de origem comercial emitido por um departamento de compras de uma empresa ao fazer um pedido aos fornecedores da empresa ou feito pela empresa
- O recibo que confirma que a empresa recebeu as mercadorias ou os serviços indicados na fatura
- As contas do razão geral Razão geral Na contabilidade, um Razão (GL) é um registro de todas as transações anteriores de uma empresa, organizadas por contas. As contas do Razão (GL) contêm todas as transações de débito e crédito que as afetam. Além disso, eles incluem informações detalhadas sobre cada transação - necessária por motivos contábeis
- A assinatura de um representante autorizado da empresa (como o chefe do departamento de contas a pagar) que valida a compra e o pagamento
- O comprovante de pagamento, que está incluído na documentação do voucher
O gráfico abaixo mostra o processo de preparação de um voucher:
Princípio de Contabilidade
Considerando as informações acima, você pode ver que existem dois tipos de vouchers:
- Vouchers com saldo devedor; e
- Vouchers que se referem a uma fatura já paga.
O primeiro tipo (pagamento devido) é registrado no balanço patrimonial. Balanço O balanço é uma das três demonstrações financeiras fundamentais. Essas declarações são fundamentais para a modelagem financeira e para a contabilidade. O balanço patrimonial exibe os ativos totais da empresa e como esses ativos são financiados, por meio de dívida ou patrimônio. Ativo = Passivo + Patrimônio Líquido como contas a pagar. Após o pagamento do voucher, este será registado como voucher pago, devendo ser anexado o comprovativo de pagamento.
importância dos vouchers
Os vouchers são particularmente importantes quando uma auditoria é realizada. Por lei, todas as empresas estão sujeitas a um procedimento de auditoria que verifica a veracidade das informações constantes das demonstrações financeiras. Graças ao voucher, o auditor responsável pode verificar facilmente se todos os bens adquiridos, ou os serviços pagos, foram efetivamente recebidos pela empresa. Assim, os vouchers são usados para justificar e documentar os pagamentos em dinheiro da empresa.
Por outro lado, os vouchers são usados internamente para reduzir o risco de má conduta por parte dos funcionários e impedi-los de conluiar para roubar ativos da empresa. Os vouchers criam uma trilha de papel, que documenta todas as pessoas envolvidas com aquela transação específica, bem como suas tarefas associadas a essa transação. Dessa forma, fica mais fácil avaliar quem é responsável por quê.
Exemplo de vouchers
Um pequeno minimercado encomenda alimentos frescos de seu fornecedor a cada poucos dias. O gerente do departamento de alimentos frescos encomenda 50 libras de carne e peixe, e o proprietário inicia o pedido para aprovar a entrega. Quando o minimercado recebe o pedido, o conteúdo da entrega é comparado ao pedido para garantir que tudo foi recebido.
Nesse ponto, um voucher é emitido. Ele contém o pedido de compra, o recibo de remessa e a fatura. O valor devido também está incluso e ficará registrado no contas a pagar até que o pagamento seja efetuado.
O voucher será enviado ao proprietário, que revê tudo para ter certeza de que todas as informações estão corretas, e então o pagamento será aprovado. Posteriormente, a transação é encerrada e o voucher será registrado como voucher pago no balanço patrimonial.
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