O orçamento de cima para baixo se refere a um método de orçamento em que a alta administração Estrutura corporativa A estrutura corporativa se refere à organização de diferentes departamentos ou unidades de negócios dentro de uma empresa. Dependendo dos objetivos da empresa e do setor, ele prepara um orçamento de alto nível para a empresa. A alta administração da empresa prepara o orçamento com base em seus objetivos Estratégia Corporativa Estratégia Corporativa concentra-se em como gerenciar recursos, risco e retorno em uma empresa, em vez de buscar vantagens competitivas na estratégia de negócios e, em seguida, repassá-lo aos gerentes de departamento para implementação.
Às vezes, os gerentes podem apresentar sugestões para o orçamento antes de sua preparação. Se sua contribuição para o processo orçamentário será usada ou não, fica a critério da administração. Depois que o orçamento é criado, a administração faz alocações específicas para os diferentes departamentos, que devem então criar seus próprios orçamentos com base em suas alocações e metas orçamentárias.
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Durante o orçamento de cima para baixo, a administração da empresa considera as experiências anteriores e as condições atuais do mercado. Eles usam o orçamento e as demonstrações financeiras do ano anterior. Três demonstrações financeiras As três demonstrações financeiras são a demonstração de resultados, o balanço patrimonial e a demonstração dos fluxos de caixa. Essas três declarações básicas são intrincadamente uma referência para fazer alocações a departamentos e funções. A alta administração pode receber contribuições dos gerentes de nível inferior, o que ajuda a reconhecer as preocupações da equipe regular encarregada de implementar o orçamento. Eles também consideram as influências internas e externas, como condições econômicas prevalecentes, mudanças na legislação tributária, pressão sobre as margens, aumento / redução nos custos com salários SG&A SG&A inclui todas as despesas não produtivas incorridas por uma empresa em qualquer período.Isso inclui despesas como aluguel, publicidade, marketing, contabilidade, litígio, viagens, refeições, salários de gerenciamento, bônus e muito mais. Na ocasião, também pode incluir despesas de depreciação, níveis de lucratividade de seus pares, etc.
O processo orçamentário de cima para baixo
O processo de orçamento de cima para baixo começa com a reunião da alta administração para definir os objetivos para o ano. Eles discutem e determinam metas de alto nível para a empresa em termos de vendas, despesas e lucros. Na formulação desses números, a gestão leva em consideração a contribuição de cada departamento nas receitas do ano anterior. Normalmente, os gerentes de departamento e funcionários de nível inferior não participam das reuniões, mas podem apresentar sugestões para consideração. Assim que a gestão termina a preparação das metas, os objetivos são repassados ao departamento financeiro.
Alocações de orçamento para departamentos
O departamento financeiro tem a tarefa de fazer alocações aos departamentos. O departamento pode usar os números do ano anterior para dividir as alocações. Por exemplo, se o departamento de marketing incorreu em 10% das despesas gerais durante o ano anterior, o departamento financeiro pode alocar 10% das estimativas de despesas totais para o próximo ano.
A alocação pode ser maior ou menor, dependendo do que os gerentes departamentais apresentaram à alta administração. Por exemplo, se a empresa planeja lançar um novo produto no mercado, o departamento financeiro pode aumentar a alocação de orçamento para o departamento de marketing para cobrir os custos promocionais do novo produto.
Orçamentos em nível de departamento
Depois que o departamento financeiro atribui alocações aos vários departamentos, os gerentes de departamento tomam as metas e preparam seu próprio orçamento. Idealmente, o trabalho do gerente de departamento é obter as estimativas de receita e custo e desenvolver um orçamento que mostre como o departamento gastará os fundos alocados para gerar as receitas desejadas.
Os orçamentos em nível de departamento devem incluir as especificações das despesas esperadas, por exemplo, compra de computadores e equipamento de escritório e salários, bem como o número projetado de produtos que o departamento pretende vender para gerar receitas.
Harmonização de orçamentos departamentais
Cada departamento da organização deve então apresentar seus orçamentos ao departamento financeiro para harmonização. O departamento financeiro analisa os orçamentos do departamento para garantir que estejam alinhados com os objetivos gerais da empresa. Se houver departamentos com orçamentos insuficientes ou excedentes, o departamento financeiro pode devolver os orçamentos para revisão e as alocações podem ser ajustadas para cima ou para baixo.
Assim que os orçamentos do departamento são concluídos e finalizados, eles são carregados no sistema financeiro para rastrear as despesas mensais. A administração distribui recursos com base nas metas estabelecidas pelo orçamento. As áreas recebem relatórios mensais ou periódicos que mostram o valor das despesas incorridas com o orçamento alocado, bem como as receitas geradas em relação às metas da área.
Vantagens do orçamento de cima para baixo
- O orçamento apresenta uma abordagem funcional corporativa geral porque a alta administração está preocupada com o crescimento geral da organização. Permite à gestão alocar recursos aos departamentos com vista a impulsionar o crescimento da empresa, começando pelos departamentos mais críticos.
- O orçamento de cima para baixo economiza tempo para a gerência inferior. Em vez de perder tempo criando um orçamento do zero, os gerentes de nível inferior recebem um orçamento já formulado para implementar. Isso economiza tempo e recursos que os gerentes teriam que usar para formular o orçamento.
- O orçamento de cima para baixo cria um orçamento por vez, em vez de permitir que os departamentos desenvolvam seus orçamentos e depois os combinem. Como resultado, o processo orçamentário será menos tedioso, uma vez que a alta administração formulará um único orçamento que os departamentos seguirão. Os departamentos só podem criar seus orçamentos com base nas metas estabelecidas pelo orçamento original da alta administração. Isso torna o processo de orçamento mais rápido do que o orçamento de baixo para cima.
Desvantagens do orçamento de cima para baixo
- O nível de motivação diminui, uma vez que os gerentes que são obrigados a implementar o orçamento não são donos do processo de elaboração do orçamento. Os gestores não participam da elaboração do orçamento e podem, portanto, carecer de incentivos para garantir o seu sucesso.
- Os gerentes seniores não estão envolvidos nas operações do dia-a-dia de departamentos individuais, portanto, podem não ter expectativas realistas das despesas relacionadas a cada departamento. Portanto, os gerentes de nível inferior podem ter dificuldade para implementar o orçamento porque não sabem como a alta administração atingiu as metas estabelecidas. Além disso, o orçamento pode ser impreciso, uma vez que as metas de receitas e custos podem ser exageradas ou subestimadas.
Orçamento Bottom-Up
Ao contrário do orçamento de cima para baixo, o orçamento de baixo para cima começa no nível do departamento e sobe até a alta administração. Os chefes / gerentes de departamento preparam seu orçamento com base nas informações atuais e experiências anteriores e apresentam-no à alta administração para aprovação. Eles levam em consideração as pressões das margens e as condições do mercado para tornar o orçamento mais realista e factível. O orçamento apresentado à alta administração contém uma explicação de cada item indicado no orçamento.
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