A função SUBTOTAL do Excel permite aos usuários criar grupos e depois realizar várias outras funções do Excel como SOMA, CONTAGEM, MÉDIA, PRODUTO, MAX, etc. Assim, a função SUBTOTAL do Excel auxilia na análise dos dados fornecidos.
Fórmula
SUBTOTAL = (método, intervalo1, [intervalo2… intervalo_n])
Onde método é o tipo de subtotal que você deseja obter
Intervalo1, intervalo2… intervalo_n é o intervalo de células que você deseja subtotal
Por que precisamos usar SUBTOTALS?
Às vezes, precisamos de dados com base em diferentes categorias. SUBTOTALS nos ajudam a obter os totais de várias colunas de dados divididos em várias categorias.
Por exemplo, vamos considerar a fabricação de produtos de vestuário de diferentes tamanhos. A função SUBTOTAL ajudará você a obter uma contagem de diferentes tamanhos em seu armazém.
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Como usar a função SUBTOTAL no Excel?
Existem dois passos a seguir quando quisermos usar a função SUBTOTAL. Esses são:
- Formatação e classificação dos dados fornecidos do Excel.
- Aplicando SUBTOTAL à tabela.
Vamos entender essa função do Excel com a ajuda de um exemplo. Usamos dados fornecidos por um fabricante de roupas. Ele fabrica camisetas em cinco cores diferentes, ou seja, Branco, Preto, Rosa, Verde e Bege. Ele produz essas camisetas em sete tamanhos diferentes, ou seja, 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14. Os dados relevantes estão abaixo:
O gerenciador de warehouse fornece dados aleatórios. Agora, para a análise, precisamos obter o número total de camisetas de cada cor que estão no depósito.
Passo 1
Primeiro, precisamos classificar a planilha com base nos dados que precisamos para o subtotal. Como precisamos obter os subtotais de camisetas por cores, vamos classificá-los de acordo.
Para fazer isso, podemos usar a função SORT na guia Dados.
Passo 2
O próximo passo seria aplicar a função SUBTOTAL. Isso pode ser feito conforme mostrado abaixo:
Selecione a guia Dados e clique em SUBTOTAL.
Ao clicar nele, a caixa de diálogo Subtotal aparecerá como mostrado abaixo:
Agora, clique na seta suspensa para o campo “A cada alteração em:”. Agora podemos selecionar a coluna que desejamos subtotal. Em nosso exemplo, selecionaremos Color.
Em seguida, precisamos clicar na seta suspensa para o campo “Use function:”. Isso nos ajudará a selecionar a função que desejamos usar. Existem 11 funções disponíveis. Precisamos escolher de acordo com nossos requisitos. Em nosso exemplo, selecionaremos SUM para descobrir o número total de camisetas disponíveis em cada depósito.
Em seguida, vamos para “Adicionar subtotal a: campo”. Aqui, precisamos selecionar a coluna onde exigimos que o subtotal calculado apareça. Em nosso exemplo, selecionaremos Número de unidades no depósito I e no depósito II.
Depois disso, precisamos clicar em OK e obteremos os seguintes resultados:
Como podemos ver na imagem acima, os subtotais são inseridos como novas linhas abaixo de cada Grupo. Quando criamos subtotais, nossa planilha é dividida em diferentes níveis. Dependendo das informações que deseja exibir na planilha, você pode alternar entre esses níveis.
Os botões de nível em nosso exemplo são imagens de botões para os níveis 1, 2, 3, que podem ser vistos no lado esquerdo da planilha. Agora, suponha que eu apenas queira ver o total de camisetas no depósito de cores diferentes, podemos clicar no Nível 2.
Se clicarmos no nível mais alto (Nível 3), obteremos todos os detalhes.
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Dicas para a função SUBTOTAL:
Dica # 1
Vamos supor que desejamos garantir que todas as cores de camisetas estejam disponíveis em todos os tamanhos em qualquer um dos armazéns. Podemos seguir estas etapas:
Etapa 1: Clique em Subtotal. Lembre-se de que estamos adicionando mais um critério aos nossos dados de subtotal atuais.
Agora,
Etapa 2: selecione COUNT no menu suspenso e Size em “Add subtotal field to.” Depois disso, desmarque a opção “Substituir subtotais atuais”. Depois de clicar em OK, você obterá os seguintes dados:
Isso nos ajudará a garantir que a contagem para tamanhos diferentes e podemos classificar os dados de forma que as repetições não estejam lá.
Dica 2
Sempre classifique os dados por coluna que usaremos para o subtotal.
Dica # 3
Lembre-se de que cada coluna que desejamos subtotalizar inclui um rótulo na primeira linha.
Dica # 4
Se desejar colocar um resumo dos dados, desmarque a caixa “Resumo abaixo dos dados ao inserir o subtotal”.
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