Cada vez que uma empresa está envolvida em uma transação financeira, uma trilha de papel é gerada. Esta trilha de papel é referida na contabilidade como um documento de origem. Se os cheques são escritos para serem pagos, as vendas são feitas para gerar recibos, as faturas de cobrança são enviadas pelos fornecedores ou as horas de trabalho são registradas na folha de ponto de um funcionário - todos os respectivos documentos são documentos de origem.
A importância dos documentos fonte
Os documentos de origem são, antes de mais nada, importantes para o processo de escrituração e contabilidade. Teoria da Contabilidade Financeira A Teoria da Contabilidade Financeira explica o "porquê" por trás da contabilidade - as razões pelas quais as transações são relatadas de determinadas maneiras. Este guia o ajudará a compreender os princípios principais por trás da Teoria da Contabilidade Financeira, pois eles servem como evidência física de que uma transação financeira realmente ocorreu. Hoje em dia, esses documentos não precisam ser necessariamente uma cópia física - eles podem ser uma forma eletrônica de confirmação.
Além disso, os documentos fonte também são essenciais no processo de auditoria. Quando as empresas são submetidas a uma auditoria, o acesso do auditor a um registro em papel claro e acessível de todas as transações aumenta a legitimidade e independência geral da auditoria. Para reafirmar a veracidade dos saldos da empresa nas contas individuais, os auditores precisam de acesso total a todos os documentos. De modo geral, para administrar um negócio com mais tranquilidade e aumentar a transparência, todos os documentos de origem devem ser mantidos e armazenados para referência futura.
Tipos comuns de documentos de origem
Em sua forma mais simples, um documento de origem geralmente contém as seguintes informações:
- A data da transação
- O valor total da transação
- Uma descrição da transação
- Uma ou mais assinaturas de autorização
Os documentos mais comuns são:
- Verificações
- Faturas
- Recibos
- Notas de crédito
- Cartões de ponto de funcionários
- Talões de depósito
- Ordens de compra
Armazenamento de Documentos
Qualquer informação gerada por meio de documentos de origem deve ser registrada adequadamente no diário da empresa, software de contabilidade ou livros financeiros. Após a gravação inicial, todos os documentos devem ser preservados e organizados em um arquivo e colocados em um sistema para que possam ser recuperados a qualquer momento. Também é importante fazer um registro dos procedimentos gerais de controle interno Guia de Auditoria Forense Uma Auditoria Forense é uma auditoria detalhada dos registros de uma empresa para serem usados em um tribunal em um processo legal. Contadores, advogados e profissionais de finanças estão todos envolvidos. Em tal auditoria, eles estarão procurando por corrupção, conflitos de interesse, suborno, extorsão, apropriação indébita de ativos, fraude financeira especificando quem na empresa pode acessar e autorizar pagamentos, pedidos e outras transações.
Originalidade dos documentos fonte
Na maioria das vezes, fotocópias de documentos originais são legalmente permitidas. De acordo com o US Internal Review Service (IRS), desde que essas fotocópias sejam representações completas, legíveis e precisas do documento original, elas são legalmente aceitáveis. Da mesma forma, a Canadian Revenue Agency (CRA) aceita documentos digitalizados, desde que os registros sejam produzidos e retidos em formato de papel ou armazenados em um formato acessível e legível eletronicamente. Embora a organização e o arquivamento desses documentos possam ser entediantes, dedicar tempo extra para manter uma trilha de papel adequada e criar uma maneira fácil de acessar esses documentos pode resultar em uma enorme economia de tempo no futuro, além de garantir maior transparência.
Recursos adicionais
Abaixo estão vários recursos financeiros adicionais gratuitos para ajudá-lo em seu caminho para avançar em sua carreira financeira.
- Contabilidade de impostos de renda Contabilidade de impostos de renda Os impostos de renda e sua contabilidade são uma área chave das finanças corporativas. Ter uma compreensão conceitual da contabilidade de impostos de renda permite que uma empresa mantenha a flexibilidade financeira. O imposto é um campo complexo de navegar e muitas vezes confunde até os analistas financeiros mais qualificados.
- Análise das Demonstrações Financeiras Análise das Demonstrações Financeiras Como realizar a Análise das Demonstrações Financeiras. Este guia irá ensiná-lo a realizar análises de demonstrações financeiras da demonstração de resultados, balanço e fluxo de caixa, incluindo margens, índices, crescimento, liquidez, alavancagem, taxas de retorno e lucratividade.
- Teoria da Contabilidade Financeira Teoria da Contabilidade Financeira A Teoria da Contabilidade Financeira explica o "porquê" por trás da contabilidade - as razões pelas quais as transações são relatadas de determinadas maneiras. Este guia o ajudará a compreender os princípios fundamentais por trás da Teoria da Contabilidade Financeira
- Contabilidade de custos de mercadorias vendidas Nossos guias e recursos de contabilidade são guias de autoaprendizagem para aprender contabilidade e finanças em seu próprio ritmo. Navegue por centenas de guias e recursos.
