Um pedido de compra é um documento comercial de origem. Documentos de origem O registro em papel das transações financeiras de uma empresa é referido na contabilidade como documentos de origem. Se os cheques são escritos para serem pagos, as vendas são feitas para gerar recibos, as faturas de cobrança são enviadas pelos fornecedores ou as horas de trabalho são registradas na folha de ponto de um funcionário - todos os respectivos documentos são documentos de origem. que é emitido pelo departamento de compras de uma empresa ao fazer um pedido com seus vendedores ou fornecedores. O documento indica os detalhes dos itens a serem adquiridos, como tipos de mercadorias, quantidade e preço. Em termos simples, é o contrato elaborado pelo comprador no momento da compra da mercadoria do vendedor.
Etapas no pedido
1. O comprador cria uma requisição de compra
Antes de enviar o pedido de compra ao fornecedor, a primeira etapa é criar uma requisição de compra. Este é um documento emitido dentro da empresa para o departamento de compras para controlar as mercadorias encomendadas.
A requisição de compra também ajuda a empresa a manter um registro de suas despesas. Despesas Uma despesa é um tipo de despesa que flui através da demonstração do resultado e é deduzida da receita para chegar ao lucro líquido. De acordo com o princípio de competência contábil, as despesas são reconhecidas quando incorridas e não necessariamente quando são pagas. . O pedido de compra é criado somente após a requisição de compra ser aprovada pelo gerente autorizado.
2. O comprador cria um pedido de compra
Quando as mercadorias que precisam ser compradas são acordadas, o pedido de compra é criado. A OC lista a data do pedido. Informações de envio FOB Freight on Board (FOB) Freight on Board (FOB), também conhecido como Free on Board, é um termo de direito comercial internacional publicado pela Câmara de Comércio Internacional (ICC). , termos de desconto, nomes do comprador e vendedor, descrição dos bens sendo adquiridos, número do item, preço, quantidade e o número do pedido.
O número do pedido é um número exclusivo associado a um determinado pedido. Ele serve a dois propósitos. Uma é garantir que as mercadorias encomendadas correspondam às que são recebidas. Em segundo lugar, o número do pedido é combinado com a fatura para garantir que o comprador pague o valor correto pelas mercadorias.
3. O vendedor aceita (ou rejeita) o pedido de compra
Na parte inferior do pedido de compra há uma linha pontilhada para o gerente autorizado do vendedor assinar o pedido. O PO inclui todos os detalhes sobre a transação e o que o comprador espera receber. Assim que o vendedor receber o pedido, ele terá o direito de aceitar ou rejeitar o documento. No entanto, uma vez que o pedido seja aceito, ele se torna um contrato juridicamente vinculativo para ambas as partes envolvidas.
4. O comprador registra o pedido de compra
Uma vez que o pedido foi feito, o pedido de compra permanece "aberto". Um pedido de compra em aberto é um pedido em que o pedido é feito, mas as mercadorias ainda não foram recebidas, ou pode significar que apenas parte do pedido foi recebido. De qualquer forma, significa que a entrega da mercadoria não está completa.
Benefícios dos pedidos de compra
1. Evita pedidos duplicados
Os pedidos de compra trazem vários benefícios para uma empresa. O mais importante é que ajuda a evitar pedidos duplicados. Quando uma empresa decide expandir o negócio, os POs podem ajudar a controlar o que foi pedido e de quem.
Além disso, quando um comprador pede produtos semelhantes, pode ser difícil combinar as faturas. O pedido de compra funciona como um cheque para as faturas que precisam ser pagas.
2. Mantém o controle de pedidos recebidos
Além disso, os POs ajudam a controlar os pedidos recebidos, e um sistema de pedido de compra bem organizado pode ajudar a simplificar o estoque Estoque Estoque é uma conta de ativo atual encontrada no balanço patrimonial, consistindo em todas as matérias-primas, trabalho em andamento e produtos acabados que uma empresa acumulou. Muitas vezes, é considerado o mais ilíquido de todos os ativos circulantes - portanto, é excluído do numerador no cálculo do índice de liquidez imediata. e processo de envio.
3. Serve como documentos legais
Os pedidos de compra servem como documentos legais e ajudam a evitar quaisquer disputas futuras relacionadas à transação.
Como o fornecedor usa o pedido de compra?
Os pedidos de compra desempenham um papel importante no processo de gerenciamento de estoque. Quando o fornecedor receber o pedido, ele retirará os itens listados no pedido de seu estoque. O pedido de compra ajuda a manter um registro do estoque disponível e identifica quaisquer discrepâncias entre os valores mostrados nos registros e o estoque real.
Além disso, o fornecedor precisa do PO para atender o pedido corretamente. O comprador também será cobrado pelo fornecedor com base nas condições de pagamento acordadas na OC.
Pedido de compra x fatura
O pedido de compra é um documento gerado pelo comprador e tem a finalidade de solicitar mercadorias ao fornecedor. A fatura , por outro lado, é gerada pelo fornecedor e mostra quanto o comprador precisa pagar pelas mercadorias compradas do fornecedor. O PO é um contrato de venda, enquanto a fatura é a confirmação da venda.
Pedido de compra x pedido de venda
Enquanto o pedido de compra mostra quais mercadorias foram pedidas ao fornecedor, o pedido de venda é gerado pelo fornecedor e enviado ao comprador. Significa a confirmação ou aprovação da venda. Hoje em dia, o processo de PO não é mais baseado em papel e o comprador normalmente envia a seus fornecedores um PO eletrônico. Isso é feito usando o módulo PO no software ERP. Isso ajuda a acelerar o processo de compra enquanto diminui a chance de erro.
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